雇用契約書や労働条件通知書の整備は会社の発展と助成金申請に必須です

雇用契約書や労働条件通知書について社会保険労務士がご説明いたします

事業主は、従業員を雇用する際には、正社員だけでなく、パートやアルバイトの従業員に対しても労働条件を明示しなければいけません

明示された労働条件と事実が相違している場合には、労働者は即時に労働契約を解除することができることになっています。

なお、労働基準法では、書面によって明示しなければいけない事項と口頭での明示でもよい事項がありますが、後々のトラブルを防ぐために、口頭での明示でもよい事項についても書面での明示をしておくことをおすすめいたします。

また、事業主は、パートやアルバイトの従業員を雇用する場合には、労働基準法の労働条件の明示に加えて、「昇給の有無」「退職手当の有無」、「賞与の有無」の3つの事項を文書の交付など(パートやアルバイトの従業員が希望した場合は電子メールやFAXでも可能ですが、書面の交付をおすすめいたします)により、速やかに、パートやアルバイトの従業員に明示しなければいけません。

従業員に書面で明示しなければいけない労働条件とは…

書面で明示しなければならない事項
  • 労働契約の期間
  • 就業の場所、従事する業務の内容
  • 始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交替制勤務をさせる場合は就業時転換に関する事項
  • 賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締切り・支払いの時期に関する事項
  • 退職に関する事項(解雇の事由を含む)

これらの最低限の事項のみを記載した労働条件通知書のひな形もあるようですがあまりおすすめできません。

口頭での明示でもいい労働条件とは…

口頭での明示でもいい事項
  • 昇給に関する事項
  • 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算・支払いの方法、支払いの時期に関する事項
  • 臨時に支払われる賃金、賞与などに関する事項
  • 労働者に負担される食費、作業用品その他に関する事項
  • 安全・衛生に関する事項
  • 職業訓練に関する事項
  • 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
  • 表彰、制裁に関する事項
  • 休職に関する事項

なお、口頭での明示でもかまわない事項についても、後々のトラブルを防ぐために書面の交付によって明示することをおすすめいたします。

パートやアルバイト(短時間労働者)の方については

  • 昇給
  • 退職手当
  • 賞与の有無

について、文書の交付等によって労働条件を明示しなければいけません。

労働条件通知書や雇用契約書の違いとは…

労働条件通知書は、会社から従業員に対する労働条件についての「通知」です

労働条件通知書とは、「通知書」ですので、会社から従業員の方に対して、労働条件その他を通知する書面です。

つまり、「会社⇒従業員」ということです。

通知というのは、会社から従業員の方に対する通知ですので、従業員の方から会社に対して合意の意思を確認することができない、つまり、従業員の方から「この労働条件その他についてわかりました」という意思を確認することができていないということになります。

雇用契約書は、会社と従業員との間の労働条件についての「契約」です

雇用契約書とは、「契約書」ですので、会社と従業員の方との間の労働条件その他についての契約をする書面です。

つまり、「会社⇔従業員」ということです。

契約というのは、お互いの意思が合致していることを表しますので、お互いに権利と義務が発生します。

そう考えると、会社にとって何か堅苦しいようにも感じますが、会社と従業員の方が同じ目線で会社を発展させるということを考えると、労働条件通知書ではなく、雇用契約書を交わすほうがいいでしょう。

なお、雇用契約書を2部作成して、2部ともに、会社の記名押印と従業員の方の署名押印をして、それぞれ1部ずつを保管しておきます。

雇用契約書や労働条件通知書の作り方

正社員とパートやアルバイトの雇用契約書や労働条件通知書を別々に作成する

就業規則についても正社員の方とパートやアルバイトの方の就業規則を別々で作成することが多いですが、雇用契約書や労働条件通知書についても、正社員の方とパートやアルバイトの方の雇用契約書や労働条件通知書を別々で作成するといいでしょう。

このことは非常に重要です。

多くのひな形も、正社員の方とパートやアルバイトの方の雇用契約書や労働条件通知書のひな形を別々で作成されているようです。

雇用契約書や労働条件通知書の基本構成

雇用契約に関する事項

  • 雇用期間・就業場所・業務内容・定年など
  • 人事異動
  • 休職
  • 退職・解雇

労働時間や給料などの労働条件に関する事項

  • 就業時間(始業時刻・終業時刻)
  • 休憩時間
  • 出勤日・休日
  • 所定外労働の有無
  • 給料
  • 昇給・降給
  • 退職金

その他の事項

誠実勤務義務や就業規則から抜粋した服務規定などを記載します。

多くの雇用契約書のひな形や労働条件通知書のひな形の場合にはこの記載が不十分だと思われますが、実際には、その他の事項も記載することが重要だと言っていいでしょう。

会社を発展させるために就業規則や雇用契約書を「活用」しませんか?

会社を発展させるために、まず経営者の方の意識改革から始めましょう

「雇用契約書を交わすこと=面倒」ということではなく、雇用契約書を交わすことによって、新たに入社された方が会社の一員となることを、経営者をはじめ、他の従業員の方もみんなが歓迎するという仕組みだと考えるというのはいかがでしょうか?

会社の理念やビジョンを共有し、新たに一緒に働く一員を歓迎するということです。

経営者の方が自ら新たな仲間を歓迎するというスタイルで仕事をしている会社はすごくいい雰囲気だと思います。

従業員の方と会社の経営理念とビジョンの共有ができていますか?

やはり、会社という組織は、経営者のもとに成り立っているのも事実です。

経営者と従業員の方の共通認識として、会社の経営理念とビジョンがその根底にあるということは非常に重要です。

そして、会社の経営理念とビジョンのもとに、中長期的な目標や短期的な目標、各従業員の方の目標があるということになるでしょう。

会社の経営理念とビジョンを共有して、一致団結できる仕組みや帰属意識を高める方法として、雇用契約書を活用するということもできるでしょう。

ビジョンを描き、従業員の方と共有し、そのビジョンに向けて進んでいくように導くことが経営者の役割だと思います。

ただ仕事をしてもらったり、ただ仕事をしているということではなく、お互いに目的意識を持って働くということが重要ですので、そのための方法のひとつとして雇用契約書を活用するということも考えられると思います。

今日からこの会社の一員になるということは、この会社のルールを守るということでもあります

会社というのは、ひとつの組織ですので、ひとりひとりが会社のルールを守って、会社の和を乱すことなく、みんなが安心して仕事ができることが1番重要です。

また、ルール違反をした者に対するルールの整備も非常に重要です。

組織にはルールが必要であり、組織は新たなメンバーは歓迎し、新たなメンバーはルールを守って、組織に貢献することを表明することが必要です。

それがまさに就業規則であり、雇用契約書だといえるでしょう。

就業規則の作成や雇用契約書の作成をコストや面倒なこととらえるのか、発展的にとらえるかによって、その先のことが変わってくる

会社は組織である以上、みんなが理念やビジョンとルールを共有し、会社と従業員の方との関係、従業員の方同士の関係を円滑に進めていき、会社を発展させるものが、就業規則であり、雇用契約書であると思います。

経営理念やビジョンを描いて従業員の方を導き、従業員の方が安心して働くことができるようにルールを整備することが経営者の重要な役割のひとつだといえるのではないでしょうか?

就業規則は作成していますか?

雇用契約書だけでなく、就業規則などとの一体とした整備と運用が必要です

就業規則は大枠、雇用契約書は個別という位置付けや役割がありますので、雇用契約書だけでなく、就業規則などとの一体とした整備と運用が必要です。

就業規則を作成なさっていない場合にはこの機会に就業規則の作成もご検討いただければと思います。

「でも、就業規則の作成費用ってけっこう高いよね?」とお考えの経営者の方へ

確かに社会保険労務士に就業規則の作成を依頼すると高額だと思います。

当事務所(社会保険労務士)では10~20万円程度に費用を押さえさせていただいておりますが、事務所によっては30万円から40万円もするところもありますし、もっと高額のところもあるでしょう。

でも、就業規則の作成費用に10万円とか20万円というのも高いとお考えになるかもしれません。

だったら、キャリアアップ助成金や人材開発支援助成金などの助成金の活用して、従業員の方のスキルや知識の底上げと、就業規則や雇用契約書なども合わせて整備してしまいましょう

次の場合には助成金がもらえる可能性が高いです
  • 正社員の方だけでなく、パートやアルバイトの従業員の方がいる
  • 業務の流れや注意するポイントについて勉強会をしたり、キャリアアップをしてもらうためにいろいろ仕事を覚えてもらいたいと考えている
  • 長く働いてもらっているパートやアルバイトの従業員の方で正社員になってもらおうと考えている従業員の方がいる

このような場合には、キャリアアップ助成金や人材開発支援助成金がもらえる可能性がありますので、そのタイミングで、従業員の方のスキルや知識の底上げと、就業規則などの整備をすることによって、会社全体としての底上げをしてみることをご検討いただければと思います。

従業員の方も会社としても全体として次のステップに進める機会として、助成金を活用していただければと思います。

会社を発展させるために雇用契約書をご活用ください

会社を発展させるための雇用契約書のポイント
  • 無料の雇用契約のひな形や就業規則のひな形は使わない
  • 雇用契約書を交わすだけではなく、その機会を活用する
  • 従業員の方の帰属意識や貢献意欲を高める
  • 就業規則と雇用契約書を一体として考えて運用する
  • キャリアアップ助成金などを活用して、従業員の方のスキルアップと会社全体のステップアップを同時に行う